COLUMN
Michaël Lentze, Daniëlle van Iperen-Roepers,
Notaris en Registermediator, Ellens & Lentze
We schreven eerder al over het nut van de UBO-registratie én over de extra administratieve rompslomp die het met zich meebrengt. Er is veel over deze verplichting te doen geweest, maar inmiddels hebben we er al twee jaar aan kunnen wennen. Alle instellingen met meldplicht hebben hun werk zo ingericht dat ze u, de ondernemer, het best en zo snel mogelijk kunnen blijven helpen. Toch blijken twee belangrijke spelers in dit verhaal nog steeds achter te lopen: de Kamer van Koophandel (KvK) én u…
Hoe zit het ook alweer?
Sinds 2020 moeten alle belanghebbenden van een bedrijf zich bij de Kamer van Koophandel inschrijven in het Ultimate Beneficial Owner (UBO)-register. Dit register moet helpen de financieel-economische criminaliteit terug te dringen. Dienstverleners met meldplicht, zoals uw notaris of uw bank, moeten mogelijke inconsequenties tussen de gegevens in het UBO-register en informatie die zij uit andere bronnen halen, melden aan de KvK. Ook u als ondernemer bent misschien verplicht de identiteit van uw klanten te controleren om te voorkomen dat u met frauduleuze types in zee gaat. De registratie in het register en de kwalificatie van een UBO kan zodoende grote gevolgen hebben voor de relaties die uw bedrijf aan kan gaan en dus voor de toekomst van uw bedrijf.
Achterstand
Nog steeds blijkt dat de KvK een achterstand heeft met de verwerking van alle UBO-registraties. Maar niet alleen zij lopen achter, ook velen van u hebben nog niet aan alle voorwaarden van de inschrijving voldaan. En daarmee zit u zichzelf behoorlijk dwars.
Misschien hebt u de registratie nog niet gedaan, omdat het zo veel tijd vraagt. Tijd die u ook in ogenschijnlijk meer prangende zaken kunt steken. Misschien stelt u de registratie uit, omdat u toch geen spannende zaken doet. Maar het is niet vrijwillig, dus kunt u bijvoorbeeld geen bv oprichten en geen aandelen verkopen zonder die UBO-registratie. Als u kunt aantonen dat de registratie in behandeling is, kunt u samen met uw notaris of bank of een andere dienstverlener met meldplicht verder werken aan wat moet gebeuren. Moet u de registratieprocedure nog in gang zetten? Dan bent u voor een actie die spoed vereist eigenlijk al te laat en loopt u nu bijvoorbeeld dat mooie, nieuwe pand of die interessante, nieuwe klant mis.
Hulp
U kunt de UBO-registratie of een UBO-check grotendeels zelf doen. Uiteraard kunt u hier ook hulp bij krijgen. Als uw notaris met u meekijkt, weet u zeker dat het goed gaat en dat u dus zonder onnodige vertraging verder zaken kunt doen. Vooral familiebedrijven wordt met het oog op hun privacy aangeraden nieuwe aandeelhoudersconstructies te overwegen. Een deel van het register is immers openbaar. Ook daarbij is de hulp van specialisten belangrijk.
Dus: moet u in de nabije toekomst een relatie aangaan met een bank of een notaris bijvoorbeeld (en dat moet u, omdat u ondernemer bent), zet dan alsnog vaart achter uw UBO-registratie! Voor de toekomst van uw bedrijf.
Als notaris en registermediator komen wij veel verschillende mensen tegen. Verschillende mensen die vaak in eenzelfde situatie zitten. Uiteraard zijn de situaties die wij beschrijven geanonimiseerd en opgebouwd uit verschillende ontmoetingen. Wij hopen dat mensen zich herkennen in onze verhalen en zich realiseren dat er ook voor hun situatie praktische oplossingen zijn.
