tekst: evelyne lammerding fotografie: bas kijzers
Op feestjes wordt hem nog vaak gevraagd uit te leggen wat facilitymanagement inhoudt. “Dan zeg ik dat facility management alles is wat je thuis zelf doet en wat op kantoor voor je wordt gedaan. Thuis doe je bijvoorbeeld zelf de deur op slot, op kantoor is er beveiliging.’’ Aan het woord is Alexander Bos, oprichter van BCiM Bos Consultancy & Interim Management uit Rijswijk. Hij is expert in het adviseren van bedrijven op het gebied van facilitair management.
Gebouwbeheer, mobiliteit en documentmanagement. Dat zijn de gebieden waarin Bos zich heeft gespecialiseerd. Bos adviseert bedrijven over hoe zij in een snel veranderende wereld efficiënt met deze zaken kunnen omgaan.
Waar werknemers voorheen bijvoorbeeld waarde hechtten aan een leaseauto, zitten werknemers die in centra van grote steden wonen, nu helemaal niet meer te wachten op een snelle wagen. Dat heeft gevolgen voor het wagenpark. Het toenemende thuiswerken vraagt om een andere manier van een kantoor schoonmaken. Bos komt zo met een hele rits voorbeelden die aangeven dat het facilitair management aan verandering onderhevig is. Het zijn concrete zaken waarvoor organisaties Bos gemakkelijk benaderen om hen met raad en daad bij te staan.
Document Management
En dan is er nog documentmanagement. Op die manier wordt er ook aangekeken tegen het archiveren van documenten, merkt Bos. Het verbaast de consultant dat documentbeheer zwaar onderbelicht blijft. Elk bedrijf gaat om met persoonsgegevens en de belastingdienst stelt eisen aan documenten. Daarbij schept nieuwe Europese privacywetgeving een nieuw juridisch kader. “Daar bestaat wat lichte paniek over,’’ weet Bos.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) treedt vanaf mei volgend jaar in werking. “Straks komen mensen gewoon hun gegevens opvragen die jouw bedrijf op zijn server blijkt te hebben bewaard,’’ zegt Bos.
Zorgvuldig
Particulieren mogen weten wie hun gegevens heeft en wat ermee gebeurt. Consequenties is dat bedrijven zorgvuldiger moeten omgaan met de documenten op hun servers. “Maar vaak weet niemand binnen een bedrijf nu al niet wat er allemaal op de server staat,’’ aldus de consultant.
De reden waarom een bedrijf documenten bewaart, blijkt ook niet altijd duidelijk. Soms heeft het iets weg van ‘bewaren om te bewaren’, ziet Bos. Dat kan juridische problemen opleveren, omdat sommige documenten niet onbeperkt mogen worden bewaard. “Voor een kopie paspoort van je werknemer bijvoorbeeld geldt een bewaartermijn van vijf jaar.’’ Wie de tijdslimiet overschrijdt, riskeert een boete. Daarnaast is in veel gevallen ook onbekend wie verantwoordelijk is voor het documentenbeheer. “Binnen een organisatie bemoeien zich zeven, acht afdelingen met documenten en niemand is aanspreekbaar. Tot het fout gaat.’’ Bos adviseert organisaties over het maken, verzamelen, bewaren en verspreiden van documenten. “Ik heb geen bedrijf en belangen achter mij staan. Daardoor ben ik onafhankelijk.’’
Quick scan
De expert kan een een ‘document quick scan’ uitvoeren waarbij de complete documentstroom in beeld wordt gebracht. Dan gaat het om de creatie, productie, logistiek, registratie, archivering en recycling van een bedrijfsdocument. Zo wordt duidelijk waar zich eventuele vertragingen of overbodigheden voordoen. “Binnen twee weken breng ik de stroom in beeld,’’ belooft Bos. “Daarna kan ik vervolgstappen aangeven.’’
Als het gaat om bedrijfsimplementatie van de AVG, vermoedt hij dat 2018 niet haalbaar is. “Je moet alle aanwezige systemen opnieuw beoordelen en vaak ontbreekt de capaciteit voor een nieuw softwaresysteem.’’ Lang niet alle bedrijven zijn er klaar voor, weet hij. Bos kan het proces wel in gang zetten en begeleiden. Maar bovenal: “Het is belangrijk dat bedrijven beseffen dat ze documentbeheer niet moeten onderschatten.’’
