Michaël Lentze, Notaris en Registermediator, Ellens & Lentze, Notariaat en Mediation
Als betrokken ondernemer heeft u misschien ook een bestuursfunctie op u genomen om de plaatselijke sportclub te helpen. Of u helpt een goed doel door uw vrije uren aan het bestuur te geven. Want veel zakenmensen zetten hun specifieke vaardigheden graag in om lokale of grote, nationale initiatieven te steunen. Iets waar zij echt achter kunnen staan. En dat is niet alleen mooi, het is vaak ook hard nodig. Want veel clubs, verenigingen en stichtingen kunnen niet zonder vrijwilligers functioneren. Maar er schuilt ook een gevaar in…
Nieuw bloed
Het bestuur is samengesteld uit enthousiaste en kundige mensen. Maar vaak is het moeilijk om nieuwe mensen te vinden die zitting willen nemen in het bestuur. Vooral de jongere garde houdt deze boot graag af. Toch moet u goed in de gaten houden welke termijnen er in de statuten vermeld staan. Hoe lang is een bestuurstermijn? En kan iemand wel of niet herbenoemd worden? Als u de procedures hiervoor niet precies volgt, kunnen de gevolgen voor u, zowel als bestuurslid als privé, groter zijn dan u nu misschien kunt overzien. Maar wat moet je? Als er niemand anders opstaat als bestuurslid, blijf je zitten. Want je hart gaat uit naar deze vereniging. En iemand moet het doen… Toch?
Stel echter dat er iets fout gaat met de financiën, dan kunnen de bestuursleden in bepaalde gevallen persoonlijk aansprakelijk worden gehouden, bijvoorbeeld omdat de procedure met betrekking tot de zittingstermijnen niet is nageleefd. En uw goede wil en alle vrije uren die u in de club heeft gestoken, komen u dan wel heel duur te staan. Vers bloed in het bestuur na verlopen termijnen is dus belangrijk voor de bestuurders zelf maar ook voor de continuïteit van de stichting of de vereniging.
Belangenverstrengeling
Een ander gevaar is dat van belangenverstrengeling. Er zijn duidelijke regels voor het aanvragen van offertes en het uitbesteden van werk. Dus als de vereniging iets laat uitvoeren en de opdracht gunt aan het bestuurslid dat toevallig een bedrijf runt in die branche, dan kan hij door zijn dubbelrol alle leden van het bestuur in financieel gevaar brengen.
Vrijwilligerswerk fris houden
Zorg er dus voor dat de bestuurstaken en -termijnen duidelijk zijn en dat er met enige regelmaat nieuwe bestuurders aantreden. Laat ook de statuten waar nodig aanpassen en leef ze na! Want we kennen allemaal de verenigingen en stichtingen die door vrijwilligers worden gedragen. En dat is fantastisch! Maar door het bestuur zo zuiver mogelijk te houden wordt uw vereniging of stichting nog beter!
