Snel schakelen, altijd vooruit kijken, opschalen, afschalen en constant topprestaties leveren. Professionals die met elkaar samenwerken in de coronacrisis zien verschillende kanten van de medaille die projectmanagement heet. De toegankelijkheid van zorg en het verlenen van de beste hulp altijd in het achterhoofd. Voor veel mensen voelt het misschien als langer, maar deze crisis duurt net aan twee jaar. De GGD Haaglanden zette alle zeilen bij en dat leverde een mooi staaltje teamwork op.
Het is maart 2020 als ineens het land op slot gaat. Een lockdown, bedoeld voor een paar weken die uiteindelijk een paar maanden duurt, zet de wereld stil. Ziekenhuizen stromen vol en Nederland schiet in crisisstand. Niemand die echt een idee heeft wat er aan de hand is en wat er moet gebeuren. De eerste patiënten met verschijnselen van COVID-19 worden thuis getest door zorgmedewerkers compleet gehuld in witte pakken. De uitslag van een thuistest kan dagen duren. De GGD roeit met de riemen die ze heeft: testcentra worden opgetuigd en artsen proberen de beste zorg te verlenen. Al snel blijkt dat dit een pandemie is van ongekend grote schaal en hulp van buiten is voor de GGD hard nodig. En die hulp, die komt.
Een intensieve klus, zeven dagen per week
Het is nu eind februari 2022 en in de Broodfabriek in Rijswijk is het rustig. Waar voorheen op deze locatie zo’n 5000 mensen per dag werden gevaccineerd tot laat in de avond en in het weekend, staan de stoelen er nu verlaten bij. De bemanning van deze locatie kan eindelijk weer even ademhalen. Her en der worden spullen opgeslagen of elders heen vervoerd en verderop zit iemand rustig achter zijn laptop te werken. In het verleden was dit een grote hal voor allerlei doeleinden en als dit alles voorbij is, zal het opnieuw naar die staat terugkeren. Bij een opgetuigde, maar toch ook sfeervolle kantine zitten drie management professionals die even op adem komen na een intensieve periode van hollen en vliegen. Ze blikken terug op anderhalf jaar zweten zonder pauzes.
Robert Aalbers staat aan het roer van detachering- en uitzendbureau EP92 voor Zorg en heeft er samen met de GGD Haaglanden voor gezorgd dat de vaccinatiecentra en testlocaties werden bemand met medisch personeel op uitzendbasis. ‘Al vanaf het begin staan wij continu aan. De burger mag niet voor dichte deuren komen te staan. Dat vraagt om het op orde hebben van je planningsteam, wervingsprogramma en solide poolmanagement zodat al het personeel op tijd op locatie is. Al met al een behoorlijke klus.’
Op het moment dat de crisis goed los barst, komen Marieke Schapers en Ank Teuwen aan boord bij GGD Haaglanden. Met hun achtergrond in HR directie functies, bestuursfuncties en hospitality kunnen zij de organisatie als interim managers uitstekend ondersteunen. Het virus wordt steeds beter gemonitord. Een intensiever en gestroomlijnder testbeleid met landelijk gedeelde besmettingscijfers en een landelijke vaccinatiecampagne die in korte tijd op poten gezet moest worden, vraagt om een samenwerking met ketenpartners die alles mede in goede banen kunnen leiden. ‘Daar kwam EP92 voor Zorg in beeld en een samenwerking was begonnen. Bij een crisis van deze omvang is veel improvisatie en organisatiekracht nodig om in alle behoefte te kunnen voorzien. Door het snelle schakelen met EP92 hebben we enorme stappen kunnen maken’.
Zorg in eigen hand gehouden
Dat het bemannen van alle locaties van de GGD Haaglanden een berg werk is geweest, blijkt wel uit de duizelingwekkende personeelscijfers. Met het opzetten van het Bureau Medische Zorg gingen 45 recruiters en planners in de frontoffice non-stop aan het werk om honderden artsen, hosts, vaccinatiemedewerkers, testers en voorbereiders te vinden die met hun expertise alles in goede banen konden leiden. ‘Op het hoogtepunt van de crisis zaten er 3000 vaccinatiemedewerkers in de pool van GGD Haaglanden via EP92’ vertelt Ank en begint te rekenen. ‘Met testers erbij zit je toch al gauw op 4200 mensen. Dat alles verdeeld over zeven vaste locaties en gemiddeld vier verschillende pop-uplocaties per dag. Zeven dagen in de week.’ Marieke vult daar bij aan: ‘we hebben het hier in de regio Haaglanden altijd in eigen hand gehouden. Samen met EP92 voor Zorg konden we het organiseren zonder bijvoorbeeld de hulp van andere partijen.’
Robert kan zich daar helemaal in vinden. ‘Ondanks een crisis van ongekende omvang hebben we het toch zo kunnen organiseren met EP92 Bureau Medische Zorg dat het vaccineren en testen altijd kon doorgaan. Dat is iets om enorm trots op te zijn.’
Van opschalen naar afschalen
De crisis is inmiddels een dagelijks onderdeel van ons leven geworden. Bij bezoek doen veel mensen een zelftest, in ieders binnenzak zitten wel tien mondkapjes voor het geval dat en we werken een groot deel van de tijd thuis. Toch laat de overheid de teugels iets meer vieren en het overgrote gedeelte van de bevolking is inmiddels volledig gevaccineerd of zelfs geboosterd. De GGD Haaglanden heeft het daarom wat rustiger. ‘Het klinkt misschien gek, maar bij afschalen komt weer hele andere problematiek kijken dan bij het opschalen’, legt Ank uit. ‘Dat zit hem in de verbinding houden met je medewerkers. Je weet niet of de collega die je vandaag niet meer nodig hebt, over een paar maanden weer beschikbaar is. Maar het waakvlammetje moet wel altijd branden voor het geval dat.’
De toekomst is nog vrij onzeker, net als voor iedereen. ‘Niemand kan voorzien wat er gaat komen’, aldus Marieke. ‘Als er ergens een beslissing valt, dan moet je zo snel mogelijk met elkaar gaan bedenken hoe je het gaat oplossen.’ Robert vult maar al te graag aan: ‘zolang de burger er maar geen last van heeft, dat is het allerbelangrijkste. Flexibel zijn, improviseren!’
