Wanneer vervang je je server? Hoe ziet je digitale omgeving er na de aanpassing uit? Door wie laat je je ict-omgeving aanpassen? Elke organisatie krijgt vroeg of laat met deze essentiële vragen te maken.
Jean-Paul van Oers, van origine hiphop-dj en oprichter van het Haags Hiphop Centrum zat ook met die vragen. Hij zocht naar oplossingen en vond die bij Kick-ICT. Het Haags Hiphop Centrum dat onder stichting Aight valt, draait nu soepel op een nieuwe ict-omgeving en de twee organisaties hebben een uitstekende band opgebouwd, stellen Van Oers en Jan Bos, accountmanager van Kick-ict.
“Dit is een hele leuke klant,’’ zegt Bos in het hiphopcentrum aan de Van der Kunstraat 12. “Het Haags Hiphop Centrum staat middenin de maatschappij. Het helpt jongeren bij het ontwikkelen van hun talent. Daarom vind ik het mooi een adviserende rol voor hen te kunnen spelen.’’
Die adviserende rol bekleedt Bos nu. Voordat het zover was, heeft hij ervoor gezorgd dat alle bestanden van de stichting zijn overgezet van het oude naar het nieuwe opslagsysteem.
Server-update
“Wij moesten de server updaten. End of services,’’ haalt Van Oers de aanleiding voor de samenwerking tussen het Haags Hiphop Centrum en Kick ict op. “Daarvoor zocht ik een organisatie die daarbij kon helpen. Met Kick had ik direct een klik. En de prijs-kwaliteitverhouding vond ik bij hen het best. Voor mij was dat belangrijk, omdat ik de kosten voor ict moet verantwoorden aan het stichtingbestuur.’’
Het gesprek heeft plaats in een vergaderkamer in het Haags hiphop centrum. Hier kunnen liefhebbers zes dagen per week terecht voor breakdance-, graffiti, rap– en dj-workshops en –shows. Ook bedrijven krijgen hier workshops.
Van Oers richtte het Haags Hiphopcentrum samen met zijn maat Peter Oostinga op in 2003. Naast het verzorgen van workshops en shows organiseert het centrum ook blockjams in de stad, heeft zij een podium op Parkpop en organiseert zij het jaarlijks terugkerende evenement ‘I love Hiphop’. “Wij filmen elk evenement en editen het filmmateriaal op een speciale computer. We nemen muziek op, maar we voeren ook gewone kantoorwerkzaamheden uit,’’ zegt Van Oers.
Daarbij heeft de stichting een administratie en werkt zij met twintig medewerkers. De ene helft zit er op vaste basis, de andere helft zit er vrijwillig of tijdelijk. Maar iedereen moet gemakkelijk kunnen werken met het systeem. “Ook hadden we bescherming naar buiten toe nodig,’’ aldus Van Oers over het digitale migratieproject waar hij voor stond.
Begrip
Bos begreep precies wat Van Oers vroeg en nodig had. “Als ik bij een groot bedrijf kom, maken we een beleidsplan waarin bijvoorbeeld het aantal werkplekken staat en wie de gebruikers zijn. Daaraan kan je een bedrag koppelen. Maar bij deze stichting zijn de medewerkers flexibel. Daarom is snel schakelen belangrijk. Voor Jean-Paul moest ik bijvoorbeeld bekijken hoe je ervoor zorgt dat hij niet de hele dag bezig is met gebruikers toegang te verschaffen tot het systeem. En een stichting werkt budget-gestuurd. Ook dat is een aspect waar ik op moet letten: lage kosten zijn belangrijk voor een stichting.’’
Van Oers wilde graag een oplossing in de cloud: “De server moest toch worden vervangen. Een cloud oplossing zoals Office 365 heeft als voordeel dat je minder afhankelijk bent van een server die je om de ongeveer vijf jaar moet vervangen. Voor opslag in Office 365 sluit je een abonnement af.’’
Maar àlle bestanden van de stichting in de cloud, dat zou volgens Bos een uitdaging worden. Zware bestanden zoals films, vragen veel opslagruimte. De cloud zou daarmee een kostbare aangelegenheid worden.
Na heel wat gepuzzel en rekenwerk vond Bos tenslotte de gulden middenweg: Zeer grote bestanden zoals films, foto’s en muziek staan op een Network Attached Storage (NAS), een aan het interne netwerk gekoppelde opslag. Kleinere bestanden zoals e-mails, wordbestanden en excelsheets bevinden zich in de cloud, in Office 365.
Hybride
“We hebben uiteindelijk voor deze hybride oplossing gekozen, omdat iedereen op deze manier goed kan werken. Mensen hoeven niet meer hier in het pand aanwezig te zijn om te kunnen inloggen als ze bij hun e-mail willen. Alleen voor het creatieve werk moet je op locatie zijn ingelogd om bij de bestanden te kunnen. Die staan op de NAS,’’ zegt Bos.
Ook heeft hij geadviseerd Office 365 te gebruiken. “Daarmee ben je niet gebonden aan een vaste pc. Je kunt inloggen met je Microsoft-account die je overal kunt gebruiken. Je kunt ook apps downloaden op je telefoon.’’
In het geval van de stichting gaat het om administratief werk, zoals het schrijven van plannen, evaluaties of het aanvragen van subsidies.
Na een lange aanloop naar de oplossing waarin alle details onder de loep zijn gelegd, kon de technisch engineer aan de slag. De migratie van alle bestanden is vorig jaar afgerond.
Ondersteuning
Eind goed, al goed, zou je kunnen denken. Maar de stichting heeft Kick-ICT gevraagd na de hele operatie in beeld te blijven voor ondersteuning. Die samenwerking loopt en Van Oers wil binnenkort apparatuur vervangen. “Om de drie jaar is wenselijk, maar om de vijf jaar is reëel. Wij hebben nieuwe hardware nodig,’’ zegt Van Oers.
Bij de vervanging krijgt hij ondersteuning van Bos die Van Oers overigens ook adviseerde de Anbi-status aan te vragen. Die is er gekomen. “Zo krijg je bijvoorbeeld korting op de licensies van Microsoft,’’ aldus een tevreden Van Oers.
Na het gesprek over zijn ict-werkzaamheden voor het Haags Hiphopcentrum vindt hij het de hoogste tijd om naar de draaitafels te gaan. Lekker analoog scratchen met vinyl. https://www.kick-ict.nl/
