Een vast team zet zich al een aantal jaren in om alle evenementen in het Kyocera Stadion zo goed mogelijk te laten verlopen. De service en schier van onbeperkte mogelijkheden op deze sportieve locatie is niet alleen hun klanten opgevallen maar ook het vakblad Meetings. Hospitality & Events Kyocera Stadion is namelijk genomineerd voor de prijs van Beste Evenementenlocatie van 2015.
Drukte van belang
Als ik Ron Visser (manager hospitality & events) en Tamara de Rijke (accountmanager sales evenementen) spreek in de buik van het Kyocera Stadion is het een drukte van belang. Overal worden stoeltjes neergezet, koffiekannen gevuld en met kledingstukken gesleept. Morgen is het namelijk Prinsjesdag en het stadion is het kloppende hart van deze regenten feestdag. Vijfentwintighonderd militairen en alle vips zullen op de derde dinsdag in september namelijk vanuit deze locatie vertrekken naar de Haagse binnenstad.
Hecht team
Tamara en Ron vormen samen met Ylona Schenkeveld (accountmanager sales wedstrijddagen & rondleidingen) de kern van het vaste team dat alle evenementen draait. Ron is zelfs vanaf 1 november verantwoordelijk voor alles binnen het stadion met uitzondering van de veiligheid. Zo kan er natuurlijk lekker snel geschakeld worden, vult Tamara hem aan. Naast de eerder genoemde drie medewerkers hebben Sam Lansen en Marjolein Kok de operationele leiding en bestiert chef kok Marin van Ardenne samen met souschef Dolf van Teylingen de keuken. Als ADO Den Haag een thuiswedstrijd speelt loopt er verder zo’n tweehonderd man personeel rond die, net als de oprichters van Hospitality & Events Kyocera Stadion, hun beste beentje voor zetten om het de bezoekers naar hun zin te maken.
Flexibel
Veel bedrijven en organisaties weten dan ook na drie en een half jaar het stadion als evenementenlocatie te vinden. En dat is niet zo gek als je Ron en Tamara hoort vertellen over wat er allemaal mogelijk is op deze bijzondere plek. Zo is er de mogelijkheid om grote zalen af te huren waar gemiddeld vijfhonderd man in kan worden ondergebracht. Planair, bijvoorbeeld op de eretribune, is er zelfs ruimte voor een groep van tweeduizend bezoekers. Mocht een organisatie, voor bijvoorbeeld workshops en brainstormsessies ook nog eens een aantal kleine ruimtes nodig hebben, dan zijn hier ook nog een stuk of twintig zalen voor beschikbaar. Daarnaast is het een uitkomst dat de Haagse eredivisieclub op kunstgras voetbalt. Want hierdoor is op het veld ook ruimte zat tijdens evenementen. Het inzetten van de moderne LED reclameborden rondom het veld zijn dan een goede bijkomstigheid, omdat op die manier een bedrijf zich nog een stuk beter kan profileren.
Haagse Hogeschool
Door een verbouwing in het gebouw van de Haagse Hogeschool zat dit instituut afgelopen zomer verlegen om een plek voor de diploma uitreikingen. Het faciliteren van vijftienhonderd afgestudeerden en hun aanhang bleek voor Hospitality & Events Kyocera Stadion geen enkel probleem. Op het parkeerterrein voor het stadion werd een gigantische tent opgetrokken waar de ex-studenten hun diploma en het bijbehorende applaus in ontvangst konden nemen. Die tent was echter maar een klein onderdeel van deze grote happening: in totaal liepen er die dag zo’n tienduizend gasten rond in en om het stadion. En kennelijk naar alle tevredenheid, merkt Ron trots op, want de Hogeschool heeft alweer voor een aantal evenementen geboekt.
Link met sport
De medewerkers van Hospitality & Events Kyocera Stadion zijn direct in dienst van ADO Den Haag, dus de link met sport en met voetbal in het bijzonder is natuurlijk duidelijk aanwezig. De positieve sfeer die bij een sportstadion hoort proef je dan ook meteen als je je binnen de muren van het complex begeeft. Evenementen organisaties vinden dit klaarblijkelijk een prettige energie: sportief, energiek maar zeker ook professioneel. Klanten als RTR Events (met de Business Beurs), minesteries en verschillende overheidsinstanties blijken zich er thuis te voelen en komen graag terug. Omdat het stadion vrij jong is zijn ook alle technische snufjes aanwezig die een gesmeerde bijeenkomst garanderen. Door de vele schermen binnen én buiten kunnen bedrijven en instellingen hun merknaam en boodschap op bijna alle locaties tijdens een evenement communiceren.
Bedrijvigheid
Ik ben blij dat ik heb besloten het gesprek met Tamara en Ron niet op te nemen maar meteen te typen. Want rondom de tafel waar wij ons gesprek voeren lijkt het wel een bijenkorf, zoveel bedrijvigheid speelt zich in de ruimte af. De eerder genoemde militairen dus die in en uit wandelen op hun kistjes, karren met eten en ceremoniële kledingstukken en overal klinken mobiele telefoons. Schoonmakers zwieren met hun karren langszij en vanuit het restaurant bereikt het bestek en serviesgerinkel onze tafel, daar zitten medewerkers van het ROC Mondriaan) een vorkje te prikken omdat hun eigen faciliteit in de stijgers staat. Buiten breekt de zon door en weerkaatst via de ruiten van de reservebank naast het veld op het natte asfalt onder de tribune’s. Maar van stress lijkt bij niemand sprake te zijn, gezonde spanning zou een voetbal trainer het eerder noemen.
De toekomst
Waar moet dat heen de komende jaren? Wat zijn de dromen en doelen van Ron en Tamara na drie- en een half jaar Hospitlity & Events in het Kyocera Stadion? Eerst maar eens die prijs winnen, begint Tamara opgewekt. Beste evenementen locatie van het jaar, die trofee zouden ze graag in de kast willen zetten, past ook wel mooi naast de KNVB beker natuurlijk! De accountmanager sales evenementen vervolgt te zeggen dat door de onnoemelijke mogelijkheden er vast nog veel intensievere uitdagingen op hun pad liggen. Ron vult aan dat hij vooral trost is op wat zij in een korte tijd hebben verwezenlijkt. En daarnaast zijn er nog wekelijks zaken die nieuw voor hen zijn en die een beroep doen op hun inventiviteit en ondernemersinstinct. Maar voor een flexibele en hechte organisatie als Hospitality & Events is dat natuurlijk geen probleem!
